Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

BV PROUDLY
Posthofbrug 6-8 bus 5/208
2600 Berchem, België
Ondernemingsnummer: BE 0694.510.102
E-mail: boekhouding@proudly.be
Website: www.proudly.io

Proudly is een Recruitment Engineering bedrijf dat embedded sourcing-diensten en AI-gestuurde talent acquisition oplossingen levert aan consultancies en staffing bedrijven in België. In het kader van deze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens van websitebezoekers, klanten, kandidaten en andere betrokkenen.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons bereiken via boekhouding@proudly.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: IP-adres, browsertype en -versie, besturingssysteem, bezochte pagina's en klikgedrag, datum en tijdstip van het bezoek, en de verwijzende website. Daarnaast verwerken wij cookies en vergelijkbare technologieën (zie ons Cookiebeleid voor meer details).

2.2 Klanten en prospecten

Van onze klanten en prospecten verwerken wij: naam en voornaam van contactpersonen, bedrijfsnaam en functietitel, e-mailadres en telefoonnummer, facturatiegegevens (adres, BTW-nummer, IBAN), en communicatiegeschiedenis.

2.3 Kandidaten (in het kader van sourcing-opdrachten)

Als Recruitment Engineering partner verwerken wij in opdracht van onze klanten persoonsgegevens van kandidaten. Dit omvat: naam, voornaam en contactgegevens, professionele achtergrond en werkervaring, vaardigheden en kwalificaties, publiek beschikbare profielinformatie (zoals LinkedIn), en communicatie in het kader van outreach-campagnes. Voor deze verwerkingen treedt Proudly op als verwerker in opdracht van de klant (verwerkingsverantwoordelijke). De verwerking gebeurt steeds op basis van een verwerkersovereenkomst met de klant.

2.4 Workshopdeelnemers

Bij inschrijving voor onze workshops verwerken wij: naam en voornaam, e-mailadres, bedrijfsnaam en functie.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:

3.1 Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR)

Het leveren van onze sourcing- en recruitment engineering diensten, het beheren van de klantrelatie en communicatie, facturatie en boekhouding, en het organiseren van workshops.

3.2 Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f GDPR)

Het verbeteren van onze website en dienstverlening, het versturen van relevante commerciële communicatie aan bestaande klanten, het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van fraude, en het analyseren van websitegebruik.

3.3 Toestemming (art. 6.1.a GDPR)

Het plaatsen van niet-essentiële cookies, het versturen van nieuwsbrieven en workshop-uitnodigingen aan niet-klanten.

3.4 Wettelijke verplichting (art. 6.1.c GDPR)

Het bijhouden van boekhoudkundige gegevens en het voldoen aan fiscale verplichtingen.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is:

Onderaannemers en tools: Wij maken gebruik van gespecialiseerde recruitment- en outreachtools (zoals Lemlist, Baseloop, LinkedIn, en AI-platformen) om onze diensten te leveren. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en onder onze instructies.

Klanten (bij sourcing-opdrachten): Kandidaatgegevens worden gedeeld met de klant in wiens opdracht de sourcing plaatsvindt.

Dienstverleners: Onze boekhouder, hosting-provider (HubSpot), en e-mailprovider ontvangen gegevens voor zover nodig voor hun dienstverlening.

Overheidsinstanties: Indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

5. Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze tools en dienstverleners (zoals Google, LinkedIn, OpenAI) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals Standard Contractual Clauses (SCC's) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Klantgegevens: Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 10 jaar daarna (wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige stukken).

Kandidaatgegevens (als verwerker): Conform de instructies van de klant-verwerkingsverantwoordelijke, en uiterlijk tot het einde van de opdracht tenzij anders overeengekomen.

Websitegegevens: Cookiegegevens conform de bewaartermijnen vermeld in ons Cookiebeleid.

Nieuwsbrief: Tot u zich uitschrijft.

Workshopgegevens: Tot 2 jaar na de workshop, tenzij u zich inschrijft voor verdere communicatie.

7. Uw rechten

Onder de GDPR beschikt u over de volgende rechten:

Recht op inzage: U kan opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

Recht op rectificatie: U kan vragen om onjuiste gegevens te corrigeren.

Recht op wissing: U kan in bepaalde gevallen vragen om uw gegevens te verwijderen.

Recht op beperking: U kan vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.

Recht op overdraagbaarheid: U kan vragen om uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen.

Recht van bezwaar: U kan bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.

Recht om toestemming in te trekken: Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kan u deze op elk moment intrekken.

Om uw rechten uit te oefenen, contacteer ons via boekhouding@proudly.be. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen alvorens uw verzoek te verwerken.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Dit omvat onder meer het gebruik van versleutelde verbindingen (SSL/TLS), toegangscontroles, en regelmatige evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen.

9. Klachten

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kan u steeds contact met ons opnemen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
E-mail: contact@apd-gba.be

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte brengen.